Mayor organización con Trello.



Trello es una plataforma en línea creada por la empresa estadounidense FogCreek y que está disponible para el uso en ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. El mayor atractivo de esta plataforma es posibilitar a empresas y profesionales independientes la gestión de tareas de modo gratuito, visual, flexible, versátil e intuitivo. Por una parte, Trello asegura a los gerentes de las empresas controlar la producción y productividad de todos sus empleados, bien de los que trabajan en solitario, bien de los que lo hacen integrados en equipos. Por otra parte, Trello garantiza a los trabajadores independientes controlar su propia producción y productividad.  Trello permite aún que empresas y profesionales independientes pongan a sus clientes al corriente del progreso de los proyectos que les han encargado.

Interfaz de Trello


Trello presenta una interfaz sencilla, que está concebida para identificar con un solo vistazo lo que está pendiente de realizar o entregar, así como comprobar el plazo de entrega. La interfaz de Trello es una especie de tablón o pizarra llamado tablero.  Un tablero consta de varias columnas provistas de un encabezado que se llaman listas. Y en una lista aparecen una o varias tarjetas, cada una de las cuales corresponde a una tarea específica. 

Tablero


Un usuario de Trello puede tener tantos tableros como quiera, los cuales son teóricamente independientes entre sí porque constituyen proyectos diferentes o representan diferentes áreas de organización, como pueden ser tareas profesionales y tareas personales. Cada tablero se abre en una pantalla diferente. Se trabaja con un tablero a la vez. 

Existen tres opciones para la visibilidad de un tablero. La primera de ellas es la visibilidad privada. Es decir, solo las personas añadidas al tablero pueden verlo o editarlo. La segunda opción es la visibilidad pública. Esto significa que la visibilidad del tablero es posible para cualquier persona que acceda al mismo a través de su enlace o de una búsqueda en Google; sin embargo, la edición está permitida solo a las personas añadidas al tablero. 

Y la tercera alternativa de visibilidad es de organización, lo que implica que el tablero es visible para todos los miembros de una organización, pero susceptible de ser editado únicamente por los miembros añadidos al tablero. Una organización está definida en Trello como una agrupación de personas y tableros, en que las personas pueden ser miembros de una empresa, o miembros de la familia o compañeros de piso. Trello permite al usuario establecer el número de organizaciones que desee.

Listas


Al entrar en un tablero se observan tres listas, cada una con uno de los encabezados “Por hacer”, “En progreso” o “¡Finalizada!”. Por tanto, cada lista identifica una etapa de realización de un proyecto. Entonces, una tarea estará inicialmente en “Por hacer”, seguidamente en “En progreso” y finalmente en “¡Finalizada!”. Y mover una tarea de una etapa a otra resulta tan fácil como arrastrar la tarjeta  para la tarea de una lista a otra. A la derecha de la lista “¡Finalizada!” está disponible un enlace para añadir tantas listas como sean necesarias.  Sin embargo, para organizar las fases analítica, creativa y ejecutiva de un proyecto de diseño gráfico en Trello, se podrían utilizar como nombres de listas “Análisis”, “Creación” y “Ejecución” en lugar de “Por hacer”, “En progreso” y “¡Finalizada!”.

El encabezado de las listas tiene un menú desplegable a su derecha, con las opciones de lista. Las opciones de lista incluyen la adición y edición de una tarjeta. Tras la edición de la tarjeta añadida, otra en blanco se añade de forma automática inmediatamente debajo. Una lista puede ser copiada con todo su contenido en el mismo tablero, movida de un tablero a otro, o archivada. Otras opciones permiten, en un solo paso, que todas las tarjetas de una lista sean movidas de una lista a otra o archivadas. Además de agregar una tarjeta a una lista mediante las opciones de lista, otra forma de hacerlo es mediante el enlace “Añadir una tarjeta” situado en la parte inferior de la lista.

Tarjetas


Una tarjeta se abre al pinchar en cualquier parte de la misma. En su parte superior, la tarjeta presenta un título, una descripción modificable y el nombre de la lista a la que pertenece. Debajo de la descripción aparece la actividad de todos los usuarios que pueden editar la tarjeta. La actividad asociada a una tarjeta engloba la adición de comentarios o usuarios con permiso para editar la tarjeta, y la clasificación de las tarjetas con etiquetas de colores. Por ejemplo, una etiqueta de colores podría valer para indicar el grado de urgencia de una tarea o el proyecto en el que se inscribe. Otro tipo de actividad asociada a una tarjeta es la inclusión de archivos adjuntos. Es también posible descomponer una tarea compleja en varias tareas más simples, y asegurarse de la realización de cada tarea simple mediante una lista de control.

Además, existen diferentes acciones que se pueden ejecutar para una tarjeta.  Entre estas acciones está mover la tarjeta a otro tablero, otra lista u otra posición en la lista. O hacer copias de la tarjeta, que sean iguales a la original o presenten diferencias en cuanto a las personas con permiso para editarla, y la presencia o no de etiquetas con colores o listas de control. Otras acciones son realizar una suscripción para recibir notificaciones de cualquier cambio hecho a la tarjeta, o archivar la tarjeta. Trello ofrece también acciones que no vienen activadas por defecto pero se pueden activar por el usuario, como un calendario para fijar fechas de entrega, o una función envejecimiento de tarjetas, con la cual las tarjetas que no han sido usadas durante un tiempo se vuelven transparentes hasta desaparecer.

Foto tomada de: https://trello.com/tour

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